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Como o gerenciamento consciente de projetos pode melhorar a rotina da sua editora

Será que entendemos projeto da mesma maneira? Afinal, o que é um projeto?

De acordo com meu querido Guia PMBOK, projeto é: “um esforço temporário, com data de início e fim, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Para entendermos melhor, criamos um gráfico retratando o ciclo de vida de um projeto:

Vamos simplificar: pense no projeto como um ciclo de vida. Ele factualmente nasce, cresce, reproduz e morre. Tem início, meio e fim muito bem definidos.

Gerenciar é preciso

Por vezes, é importante notarmos que essas etapas podem ser interrompidas por uma diversidade de fatores e é exatamente isso que tentamos evitar quando estamos trabalhando em um projeto. Sim, qualquer semelhança com a vida, não é mera coincidência, por isso, além de navegar, gerenciar é preciso.

Em muitos mercados, a presença de uma persona ou escritório dedicado ao gerenciamento de projetos já é uma necessidade vital. Encontramos frequentemente Gerentes de Projetos em áreas mais ortodoxas como na engenharia, até agências de publicidade. Apesar do crescimento das áreas de projetos de maneira ampla, essa realidade passa muito longe do nosso mercado, como consequência, o desperdício de recurso, ano após ano, tanto nas editoras, quanto nas livrarias é dantesco.

Editoras com diversas obras atrasadas e cronograma muito a quem do desejado. Livrarias que abrem filiais ao mesmo tempo que passam por uma crise e tentam reduzir seu custo fixo demitindo funcionários. Já viram isso em algum lugar? Os sintomas são claros e as consequências são ainda mais graves. A falta de um planejamento dedicado encolhe o mercado e joga por terra as expectativas de investimento e crescimento.

“No fundo, no fundo,
bem lá no fundo,
a gente gostaria
de ver nossos problemas
resolvidos por decreto…”

(Paulo Leminski)

Agora que temos uma definição básica do que é um projeto e levantamos um pouco da “dor” que o mercado amarga ao não trazer as metodologias de gerenciamento firmemente para o seu dia a dia, vamos lidar com isso de maneira prática.

Como implementar um gerenciamento eficiente de projetos dentro de uma editora

Antes de tudo, tenha em mente que ao trazer um processo novo ou mesmo uma nova perspectiva para um empreendimento, você sempre encontrará uma resistência, acredite, ela é natural e inevitável.

Ao levantar esse tópico, impossível não fazer referência a nossa própria experiência. Adoraria fazer um estudo de caso, porém, seria demasiadamente longo.

Quando comecei a implementar a metodologia tradicional de projetos em editoras, tenho que ser honesto, foi um completo desastre. Meus sponsors (patrocinadores) compreendiam de forma geral a importância da implementação e do planejamento, no entanto, os hábitos já impregnados as suas rotinas, eram inimigos inegáveis do que se pretendia. Tudo era extremamente frouxo no tocante a tomada de decisão por falta de histórico ou background e o projeto acordado mudava num rompante delirante de puro brainstorm. Ótimo para quem adora ser surpreendido, (positivamente ou negativamente) um verdadeiro pesadelo para quem gerencia.

Durante esses primeiros cases, tomei nota e descrevi absolutamente tudo em relatórios tentando entender o que acontecia com nosso mercado em particular e quais seriam as melhores práticas e ferramentas para cada caso. Reunimos uma grande quantidade de informações e podemos compartilhar alguns pontos relevantes com vocês:

1. Comunicação, comunicação e comunicação!

Se tem uma questão que precisamos melhorar de forma ampla dentro do nosso mercado é a chamada comunicação. Antes de qualquer projeto ou empreitada que seja, crie um método confiável de comunicação. Sua equipe precisa ser notificada se ocorrerem mudanças. Faça disso a lei. Use a tecnologia ao seu favor, há diversos softwares que notificam seus usuários em tempo real quando uma modificação é realizada. Então anote e guarde esse tópico. Se você não cuidar disso, pode ficar certo, você estará perdendo tempo, dinheiro, credibilidade, clientes e colaboradores.

2. Editor não é gerente de projetos

Por mais que o editor seja sujeito ativo / passivo de toda parte de produção de uma obra, ele dificilmente irá conseguir pensar e processar todos os aspectos da cadeia produtiva do negócio. Em diversos casos, encontramos verdadeiras guerras intersetoriais. Desacordos entre o departamento Comercial e o Editorial são os casos mais comuns, conjuntamente com a Comunicação e o Marketing que precisam lidar diretamente com os ânimos dos leitores. Nesse caso, deixe espaço para que o editor faça a sua função. Tenha alguém coordenando a macro do projeto, observando e ponderando o cronograma e a força de trabalho em cada etapa.

3. Justifique e registre seu esforço de trabalho, crie termos de abertura

Cada publicação é um projeto, correto? Por esse motivo, é muito importante saber algumas questões e esclarecer as motivações desse esforço conjunto de trabalho.

Essa é a função de um TAP (Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter em inglês.)

O Termo de Abertura do projeto, faz parte do rito de iniciação e permite responder as questões essenciais sobre o que desejamos concretizar com toda essa movimentação editorial, comercial, logística e etc.

Parece uma mera formalidade, porém, o documento fundamenta muito bem qual objetivo central da casa editorial e o que ela espera de retorno após gastar parte dos seus recursos na publicação de uma obra. Ao invés da celebre frase: “essa obra foi um fracasso. Encalhou”, você poderá rever o seu TAP e ter alguns indicadores do seu plano inicial e o porquê e quanto você desviou do seu objetivo central. Fique certo que depois de tornar o TAP corriqueiro em seus projetos, você saberá de longe detectar projetos que não valem a pena.

Deixo aqui um exemplo de um termo de abertura que você poderá baixar e modificar livremente. Simplifique-o para seu dia a dia.

Obs. É possível que no início você sinta algumas dificuldades na hora de preencher o documento, o que é muito natural, por esse motivo, estude um pouco o assunto. Há diversos exemplos na rede de como trabalhar cada tópico. Mesmo que não seja você o responsável por tocar o projeto, saber um pouco sobre o assunto só colocará você à frente dos seus possíveis concorrentes.

4. Saiba e entenda como você está criando e distribuindo a sua força de trabalho, construa uma EAP

Se você possui ou trabalha em uma editora, tenho certeza que você compreende as etapas necessárias para finalizar um projeto editorial. Você sabe que à obra precisa passar pelas mãos de diversos profissionais e por diversos processos antes de chegar as até os leitores. No entanto, será que você sabe exatamente quanto está gastando em cada etapa do projeto? Quanto tempo e dinheiro um revisor da editora está gastando para fazer esse trabalho? Seria melhor terceirizar alguma etapa do seu projeto? Ou talvez você precise de uma nova contratação para deixar de gastar tanto com freelancers? Bem, ao criar e dividir o seu projeto em pequenos pacotes de trabalho, relacionando quem executará as tarefas, em quanto tempo e quanto custará, você poderá responder essas questões com mais segurança.

Em projetos, costumamos dividir esses esforços em uma Estrutura Analítica, a chamada EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (Work Breakdown Packages) em inglês.

O Project Management Institute (PMI) tem uma definição interessante. Segundo o órgão, EAP é a uma decomposição hierárquica orientada à entrega de trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias.

Ficou complexo? Vamos simplificar.

Imagine que você precise carregar uma enorme rocha até o alto de uma colina para que ela sirva de matéria prima para construção de casas de uma pequena vila. Ao refletir sobre as possibilidades para realizar o feito, você descobre que levar a pedra inteira até o local, sozinho, não é viável. Logo, você decide dividir o grande bloco de pedra em pedaços menores, no entanto, você compreende levará muito tempo fazendo isso sozinho e gastará ainda mais energia para carregar tudo. Já que sua ação irá gerar benéficos para os que vivem na região, nada mais justo que pedir ajuda para fragmentar a rocha e carregar os seus pedaços até o alto da montanha.

Ao chegar a essa conclusão, você divide o esforço de trabalho do seu projeto em fases para que você possa compreender o que terá que ser efeito para que o projeto seja realizado.

Vamos entender isso visualmente:

5. E como faço isso em uma editora?

O princípio será o mesmo que apresentamos acima. Destaque as principais fases do projeto, faça a divisão dos pacotes de trabalho entre os profissionais que você dispõe e posteriormente estabeleça os prazos e custos. Você pode fazer isso utilizando desde uma planilha em Excel até softwares mais robustos como o MS Project. Como a ideia aqui é que você tenha uma base inicial ao gerenciamento consciente de projetos, inicie com calma e teste a metodologia aos poucos. Busque mais informações com profissionais da área ou se houver oportunidade, contrate alguém que possa acompanhar e implementar as metodologias em sua editora.

Veja um exemplo simples de EAP para aquisição de uma obra e início dos processos editoriais.

Projeto: Editorial

Aquisição de direitos

1. Verificar viabilidade e aceitação de mercado em conjunto com as oportunidades do cenário;

2. Orçamento para aquisição;

3. Compra de direitos;

4. Contrato;

5. Assinatura do contrato (envio/ recebimento/ invoice);

6. Pagamento dos direitos.

Processos editoriais

1. Tradução;

2. Preparação e critérios do texto;

3. Primeira Revisão;

4. Segunda Revisão;

5. Sumario / Números de páginas;

6. Texto complementares (orelha e quarta capa);

7. ISBN e Ficha catalográfica (Dependem da definição do formato e número de páginas).

Siga a divisão de acordo com a sua metodologia de trabalho ao lado das tarefas você poderá nomear os responsáveis por cada uma delas, conjuntamente com uma estimativa de custo e tempo de execução.

6. Já acabou? Onde está a fórmula mágica?

Apesar do texto parecer longo, principalmente para internet, tudo que abordamos até o presente momento, marca apenas a fase de iniciação e o princípio do planejamento de um projeto (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento são as fases de um projeto). Evidentemente há muito mais para abordarmos e se houver demanda posso trabalhar ainda mais o assunto.

O importante é que; seja você proprietário, colaborador de uma editora ou até mesmo um freelancer, saber gerenciar projetos conscientemente é crucial para o sucesso dos mais variados trabalhos.

Siga os passos, informe-se sobre as metodologias. Você tem muito a ganhar e o nosso mercado agradece.

Até a próxima e sucesso.

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